A Difícil Arte de Administrar

Ser Consultora Administrativa em uma empresa de pequeno porte não é uma missão fácil, independente do seu tempo de vida no mercado. E quanto mais tempo ela possui, pior é.


Leio muito sobre gestão, liderança, equipe, qualidade, ISO, indicadores, enfim, zilhões de processos e procedimentos da minha área, procurando manter-me atualizada com todo esse fascinante universo da Administração. Acredito que uma empresa, independente do seu porte, deve seguir todos esses parâmetros adaptados à sua estrutura, a fim de desenvolver-se saudavelmente no mercado competitivo, mesmo enfrentando alguns distúrbios financeiros e humanos, como é rotineiro.


Mas acredito também que esses mesmos distúrbios podem ser amenizados quando aplicadas as técnicas e ferramentas que os conhecimentos da boa administração nos fornece.


Entretanto, como observadora e enquanto elemento atuante na minha atual atividade profissional, encontro dificuldades que se não fossem trágicas, seriam cômicas.


E não é somente no local onde trabalho; pude observar em outras empresas, de portes variados, em que ora eu atuava como líder, ora como subordinada, ora como cliente, ora como fornecedora, que existe uma dificuldade na sua estrutura organizacional e funcional que beira a solidificação em termos de conceitos ultrapassados, comportamentos paleolíticos e resistência às mudanças.


Pela minha análise, cheguei à uma conclusão que somente uma legislação adequada (e sobre esta legislação falarei em uma próxima postagem) poderia equacionar esta situação que é mais comum do que se possa imaginar, pois está escondida sob o tapete das organizações privadas.


Um profissional de qualquer área (engenharia, medicina, direito, magistério somente para citar alguns) sai da faculdade, consegue abrir seu consultório/escritório, pretendendo exercer sua atividade. Começa na maior parte das vezes sozinho, ou com um sócio, e tendo apenas um ou dois elementos de base para compor o empreendimento que montou para atender ao seu público alvo.


Na maior parte das vezes, desconhece a existência de um plano de negócios, ou, se conhece, foi porque assistiu a alguma palestra da Firjan ou do Sebrae, ou teve um semestre de noções em administração, ou leu algum livro sobre o assunto mas resolve pular algumas etapas pois não tem tempo para se dedicar ao planejamento sério. Afinal, isso não é necessário pois o que interessa é encontrar clientes, fornecer o serviço com o qual está razoavelmente familiarizado e ganhar dinheiro.


"O corpo administrativo é um mal necessário, é considerado pessoal improdutivo" disse-me um empresário certa vez. "Mas tenho que mantê-lo menor que a equipe operacional". Entenda-se por "corpo administrativo" o mínimo de pessoal possível para atender o departamento pessoal, TI, recursos humanos, compras e controle financeiro (contas a pagar e a receber). Talvez um elemento para servir de mensageiro, caso o pessoal interno não possa se revezar para resolver os assuntos externos.


Deste corpo administrativo espera-se que saiba convencer os colaboradores de que seu salário está correto, de que não há verba para oferecer nenhum benefício a mais, orientá-los sobre o correto procedimento enquanto funcionário da empresa (seguindo a cartilha do empregador), economizar mais e investir menos, onde investir é sinônimo de cursos, palestras, confraternizações, móveis ergonômicos, upgrade na informática e outras "bobagens" que não são contabilizadas como prioridades.


Formulários, de qualquer espécie, somente quando há tempo de preenchê-los pois, na pressa, as instruções, pedidos, comunicados, ordens, são feitas por telefone, rádio ou pessoalmente, sem necessidade de registro. Depois, utiliza-se a velha técnica do "não sei", "não lembro", "pensei que o responsável era o fulano", "não é comigo", "ninguém me disse nada", "eu não sabia"...


Essa mesma técnica é utilizada quando um dos colaboradores falta e, somente ele, sabia fazer aquele serviço, tendo tudo registrado...  em sua mente. Os que ficam adoram usar essas expressões, evitando-se assim assumir qualquer responsabilidade sobre o evento, seja lá qual for.


O horário de saída é rigorosamente observado, parecendo haver um alarme desses de fábrica, só que silencioso e invisível que, ao tocar faz com que os funcionários larguem o que estiverem fazendo (isso se já não haviam largado uns 10 minutos antes para o ritual do fim de expediente - café, ida ao banheiro, maquiagem, troca de uniforme, telefonemas pessoais...) e saiam desesperadamente para fora do recinto que os aprisionava.


E se o empresário consegue se manter no mercado mesmo com todo esse cenário aparentemente catastrófico, não há Administrador que o convença de que precisa mudar. Mesmo que ele concorde com suas orientações e teorias, acredite, é apenas para passar para você a ilusão de que ele entende o que você está expondo, de que suas idéias são ótimas, mas "vamos aplicá-las em um momento mais oportuno". 


Quando você consegue, entre um serviço e outro (porque afinal, você é um profissional multitarefa) levantar alguns indicadores, planilhas e relatórios para ilustrar suas assertivas, ele - o empregador-diretor-patrão - concorda com você, diz que suas sugestões serão implantadas, e o autoriza a tomar todas as medidas cabíveis para que a solução apresentada se consolide.


Mas, não se iluda. Ao menor sinal de não adaptação ao novo sistema implantado por qualquer um dos membros da supervisão e/ou direção, tudo volta ao marco zero, tal como quando você entrou na empresa. Afinal, "sempre foi assim, era muito melhor quando não tínhamos papéis para preencher... sempre funcionou! Não entendo tanta burocracia!"


Funcionou?!? Com um índice estratosférico de reclamações, trabalhos e retrabalhos exaustivos "apagando incêndios", malabarismos financeiros, desgaste, estresse, desmotivação coletiva?


Bem, este artigo é apenas a ponta do iceberg que pretendo explorar durante algumas publicações.


E se você quiser participar, coloque seu comentário aqui. A ideia é coletar o maior número de exemplos e, quem sabe, criar alguma solução de modo a alterar este cenário de pandemônio organizacional.